【クラウドPBX完全比較バイブル】～クラくらべ～

クラウドPBXは、インターネットを介して利用するサービスのため、セキュリティが心配な方も多いでしょう。クラウドPBXは、従来のPBXにはない優れた対策が施されており、高い安全性を実現しています。ただし、クラウドPBXを安全に使用するためには、自社で対策を取ることも大切です。ここでは、クラウドPBXのセキュリティについてご紹介します。

クラウドPBXは、海外でも利用することができます。海外拠点のスタッフとも内線扱いで通話ができ、世界のどこからでも日本の会社番号（代表番号）で発信することが可能です。ただし、クラウドPBX業者のサポート内容や現地の法令などによって、利用できない場合があるので注意しましょう。ここでは、クラウドPBXを海外拠点に導入する方法やメリットについて解説します。

PBXには、社内に専用の機器を設置し電話機を電話回線でつなげる「オンプレミス型」と、インターネット上に設置されたPBXを利用する「クラウド型」があります。オンプレミス型には、自社ネットワークを構築できる・自由にカスタマイズできるメリットがある一方、導入費用が高いなどデメリットもあります。ここでは、オンプレミス型とクラウド型それぞれの違いをまとめています。

クラウドPBXには、内線通話・外線通話機能や転送・保留機能、代表番号発着信機能など、業務の効率化・コスト削減をサポートしてくれる多彩な機能が備わっています。ただし、どんな機能が搭載されているかは、サービス提供企業ごとに異なるので注意が必要です。ここでは、クラウドPBXの主な機能と、知っておきたい便利な機能についてご紹介します。

従来のPBXは、社内の固定電話機を通してしか使えませんでしたが、クラウドPBXは、スマホやパソコン、SIP電話機やガラケーなど多様な端末を利用することが可能です。ただし、どんな端末に対応しているかは、サービス提供企業ごとに異なるため、自社の利用環境を考え比較検討して選ぶことが大切です。ここでは、クラウドPBXで利用できる端末について解説します。

クラウドPBXが提供するFAX機能は、インターネットを介してFAXを送受信する機能です。受信したFAXをPDFファイルに変換してサーバーへ保管します。ユーザーは、インターネットに接続しているパソコンやスマートフォンから受信したFAXを確認できます。したがって、どこからでもFAXを送受信できる、FAXの管理が容易になる、電話回線と複合機が不要になるなどのメリットがあります。

不在着信時に設定した応答メッセージを流し要件を録音する機能です。ビジネスフォンの留守番電話機能と大きく変わりませんが、クラウドPBXの留守番電話機能には、拠点をまたいで時間外アナウンスを一括設定できる、外出先からメッセージを確認できる、録音したメッセージを転送できるなどの強みがあります。導入により、業務の効率や利便性を高められる可能性があります。

オフィスのエントランスなどに、タブレットPCを設置して、来訪者が受付を行えるようにするシステムです。内線電話などを用いて担当者を直接呼び出せるようになります。取次業務が不要になるため、受付担当者の負担を軽減できます。環境によっては、受付を無人化することも可能です。導入に大掛かりな工事を必要としない点も見逃せません。手間とコストを抑えつつ、業務効率化を図れます。

CTIとは、コンピューターと電話を連携させる仕組みのことです。この仕組みにより、コンピューターで着信や発信を制御し、通話内容を記録することが可能になります。PBXが電話通信の基本的な管理を担い、CTIは電話とコンピューターの統合によって高度な顧客サービスや業務の効率化を実現します。CTI機能が搭載されたクラウドPBXを利用することで、顧客対応のクオリティ向上やオペレーター業務の効率化などを実現可能です。

BCPは「Business Continuity Plan」の略で、事業継続計画という意味。企業が直面する可能性のある災害やサイバー攻撃といった緊急事態に備え、事業の重要機能を維持し、被害を最小限に抑えるための計画のことです。クラウドPBXはBCP対策との相性が良く、緊急時もスマートフォンから電話が利用できたり、オフィスが被災した際も設備・機器の復旧が不要になったりといったメリットがあります。

クラウドPBXの通話録音機能は、企業の顧客対応や内部コミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。この機能を使用すると、電話での会話が自動的に録音され、通話開始時刻、通話時間、相手の電話番号といった情報と共にクラウドサーバーに保存されます。通話録音機能のメリットとしては、クレームやトラブルの防止、会話の聞き漏らしの防止、社内コンプライアンスの向上などが挙げられます。

クラウドPBXを導入する際、補助金を利用可能です。具体的にはIT導入補助制度やコールセンター誘致補助制度などがあります。IT導入補助制度は中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際に、その費用の一部が補助される国の支援策で、この制度を利用することでクラウドPBXの導入に際して発生する費用を大きく軽減させることが可能です。制度を利用する際は、制度の概要や要件をよく確認しましょう。

クラウドPBXで利用可能なページングとは、ビジネスフォンを使った社内アナウンスや構内呼び出し機能のこと。ページングを利用することで、工場やオフィスなどの広い範囲を持つ施設内でも、従業員を迅速に呼び出したり、重要な情報を共有したりすることが可能になります。従来の放送設備と違い、手持ちのスマートフォンやタブレットからでも簡単にアナウンスを流すことができるのが大きなメリットです。

クラウドPBXには転送機能が標準搭載されています。「内線転送」と「外線転送」の2種類あり、内線転送は主にオフィス内の通話をスムーズに行うための機能で、外線転送は社外への通話転送に特化した転送機能です。クラウドPBXの転送機能は転送料金がかからないメリットがあります。クラウドPBXは転送電話にかかっていたコストを削減したい会社におすすめです。

クラウドPBXの展示会に参加するメリットとして、多くの製品を一度に見られること、複数の製品を比較できること、直接企業担当者に質問出来ることなどが挙げられます。展示会は、異なる製品やサービスを直接比較する絶好の場です。クラウドPBXの各製品が持つ機能、価格設定、サポート体系などを直接見て、聞いて理解することができます。ここではクラウドPBXの展示会の開催事例を紹介します。

クラウドPBXに対して、総務省により規制が強化されました。クラウドPBXの規制が強化された理由は主に2つあり、一つが緊急時に発信者の位置情報を特定できないため、もう一つが固定電話番号を悪用する人がいるためです。このような理由により、クラウドPBXからの緊急通報や固定電話番号の取得、導入時の審査などに対する規制が強化されました。

クラウドPBXはさまざまなメリットがあり、オフィスやコールセンターなどを中心に多く導入されています。しかし事前確認を怠ると導入に失敗する可能性があるため注意が必要です。導入に失敗した場合、サービスの見直しやシステムの再選定が必要となってしまいます。ここではクラウドPBXの失敗事例と対処法について解説しているため、これからクラウドPBXを導入する予定の方はぜひチェックしてみてください。

クラウドPBXにおけるチャネル数とは、同時に利用可能な通話回線数を指します。これは外部との通話を同時に何本まで行えるかを示す数値です。電話回数や電話番号数と勘違いされることがありますが、どれも違う概念です。一般的には社員数の約3分の1が適切なチャネル数とされています。ここではクラウドPBXのチャネル数について詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

オンプレミス型PBXの場合は停電の発生と同時に停止しますが、クラウドPBXは停電時にも使用可能です。ただし社内のインターネット回線やルーターを使えることが前提条件となるため、UPS（無停電電源装置）やポータブルバッテリーなどの非常用電源を用意しておく必要があるでしょう。ここではクラウドPBXの停電時の使用に関する注意点をまとめているため、ぜひ参考にしてみてください。

クラウドPBXのパーク保留機能は、通話中の電話を一時的に他の回線に保留し、後で再度取り戻すことができる便利な機能です。この機能を使うことで、通話中の相手を別の担当者にスムーズに引き継ぐことができ、業務効率が向上します。主な目的として、迅速かつスムーズな応対を実現することが挙げられます。ここではクラウドPBXのパーク保留機能の使用方法や使用時の注意点などについて解説しているためぜひ参考にしてみてください。

クラウドPBXのUC機能とは、クラウドを通じ、複数の連絡方法をひとつのアプリで利用するためのものです。たとえば電話・メール・チャット・ビデオ通話などがひとつのアプリだけでできるようになります。インターネット環境と通信機器さえあれば良いので、自宅のパソコンやスマートフォンで内線を受けることも可能です。ここではクラウドPBXのUC機能を導入するメリットや導入に適した企業について解説します。

クラウドPBXのグループウェア機能とは、社内での情報共有をスムーズにするためのソフトウェアのことです。クラウド上にてその場ですぐに情報共有ができるようになり、紙に印刷して配布したり、情報を探したりする手間を省けるようになります。もちろんコミュニケーションツールも利用できるため、情報の行き渡り方が迅速になるでしょう。ここではクラウドPBXにおけるグループウェア機能について、メリットや製品事例をご紹介します。

TeamsとはOffice365のサービスとチャットを連携させられるツールです。クラウドPBXとTeamsを連携させると、コミュニケーションの円滑化やコスト削減につながり、在宅ワーク環境の構築にも役立ちます。無料で利用できるため、Office365を導入している企業であれば、ぜひ利用していきたいところです。ここではクラウドPBXとTeamsを連携させるメリットをご紹介します。

クラウドPBXの鳴り分け機能は、特定の条件に応じて異なる着信音を設定できる機能です。特定の音を設定することで、誰からの電話かを判断するための時間を短縮、これにより企業内での業務効率が向上し、顧客対応も迅速になります。ここでは、クラウドPBXの鳴り分け機能の目的やメリット、搭載しているクラウドPBXについて解説します。

FMCは、インターネット接続を活用してIP電話機と携帯端末を統合し、最終的に一つの携帯端末で電話機能を完結させる技術を指します。FMCでは外線番号の発着信に制約があるのに対し、クラウドPBXはその欠点を補完し、より円滑な外部通信を実現しています。これにより、企業は通信環境の効率を高めることが可能です。ここでは、クラウドPBXとFMCの違いについて詳しく解説します。

クラウドPBXとVoIPゲートウェイは、現代のビジネス通信システムにおいて非常に重要な役割を果たしています。クラウドPBXは、企業内の電話交換機能をクラウド上に移行し、内部と外部の通信を効率的に管理するシステムです。一方、VoIPゲートウェイは、特にクラウドPBXが導入されている環境において、その価値を最大限に発揮します。ここでは、クラウドPBXとVoIPゲートウェイを併用するメリットについて詳しく解説します。