クラウドPBXとビジネスフォン、IP電話との違い
ビジネス電話環境の構築を検討している中小企業の方へ。ここでは、クラウドPBXとビジネスフォン、IP電話との違いについてご紹介します。
そもそもクラウドPBXとは？
安価に電話環境を構築できるシステム
PBXは、「Private Branch eXchange」の略で、構内交換機、電話交換機とも言います。複数の電話回線を集約し、内線・外線・転送などをコントロールするシステムで、主にオフィスやコールセンターなどで導入されています。
PBXには、発着信の制御や内線同士の通話、他の電話機への転送、パーク保留、ダイヤルインなどさまざまな機能が搭載されており、ビジネスにおいてお客様とのコミュニケーションを図るために欠かせないツールとなっています。
クラウドPBXとは、こうしたPBXの機能をインターネット上で利用できるシステムのこと。クラウドPBXを活用することで、場所を問わず、安価に電話環境を構築することが可能です。
クラウドPBXとビジネスフォンの違いとは？
主な機能の違いに着目
PBXとよく混同されるのがビジネスフォンです。ビジネスフォンとは、外線電話と内線電話を共有できる、業務用の専用電話機のことです。外線と内線を管理する「主装置」と、実際に電話をかける「電話端末」がセットになって初めて通話することが可能です。
クラウドPBXとの違いは、実装置を設置するかどうかと、主な機能です。ビジネスフォンは、外線着信からの転送、着信拒否、通話録音など主に外線通話に特化した機能が充実しているのに対して、PBXは複数拠点間の内線やパソコン、その他OAとの連携も可能で、コスト削減や業務効率化をサポートしてくれます。
クラウドPBXとIP電話との違いは？
IP電話は通話サービス、
クラウドPBXは交換システム
IP電話とは、Internet Protocol（インターネットプロトコル）と呼ばれる技術を利用した通話サービスのことです。インターネットを通じて電話ができるサービス、といえばわかりやすいでしょう。
従来のアナログ回線の固定電話とは異なり、IP電話は、メールと同じように、まず音声をデジタルデータに変換し、デジタルデータから音声を復元することで、固定電話と同じような通話を実現しています。このため、テレビ電話のようなビデオ通話も可能です。
IP電話とクラウドPBXの違いは、IP電話は通話サービスであり、クラウドPBXは内線・外線をつなぐ交換システムであるという点です。PBX・IP電話の双方を活用することで、より快適なビジネス電話環境を構築することが可能です。
クラウドPBXのメリット：コスト削減と拡張性
クラウドPBXの最大のメリットはコスト削減と高い拡張性です。従来のPBXシステムでは、専用の機器や設備が必要でしたが、クラウドPBXではこれらの初期投資が不要です。また、インターネット回線を利用するため、通話料も削減できます。
さらに、クラウドPBXはスケーラブルで、企業の成長や変化に合わせて容易に拡張や縮小が可能です。拠点間の通話料が無料になることもあり、特に複数のオフィスを持つ企業にとって大きなメリットとなります。
クラウドPBXの機能強化：モバイル対応と連携
クラウドPBXは、モバイルデバイスとの連携が容易であり、在宅勤務やリモートワークが増える現在のビジネス環境に最適です。
スマートフォンやタブレットを内線電話の一部として利用できるため、外出先や自宅でもオフィスと同様の通話環境を実現できます。これにより、ビジネスの柔軟性と生産性が大幅に向上します。
クラウドPBXの導入におけるセキュリティ対策
クラウドPBXを導入する際には、セキュリティ対策が重要です。データの暗号化やアクセス管理、定期的なセキュリティ更新と監視は、情報漏洩のリスクを低減します。
クラウドサービスプロバイダーが提供するセキュリティ機能と、自社でのセキュリティ対策を組み合わせることで、安全な通話環境を確保できます。
クラウドPBXとの相性が良い業務システムの統合
クラウドPBXは、CRMやERPなどの業務システムとの統合が容易です。
顧客データベースや営業管理システムと連携することで、通話記録や顧客情報をリアルタイムで参照でき、効率的な顧客対応が可能になります。これにより、顧客満足度の向上にも貢献します。
クラウドPBXの導入で用意するもの
クラウドPBXの導入には、インターネット環境と専用アプリが必要です。従来のビジネスフォンとは異なり、複雑な配線工事が不要で、契約後すぐに使用を開始できます。必須の準備として、スマホやパソコン、インターネット環境、専用アプリが必要です。サービスによっては、光回線やVoIPゲートウェイも必要になることがあります。また、サービス提供メーカーとの契約が必須となるため、事前に確認を行いましょう。
クラウドPBX導入の流れ
クラウドPBXを導入する際は、正しい手順に従うことでスムーズに進められます。以下に、具体的な導入手順を解説します。
サービスを選ぶ
クラウドPBXの導入を検討する際、まずは利用するサービスを選定する必要があります。クラウドPBXのサービスや料金は、提供しているメーカーごとに異なるため、料金やオプション機能の比較が重要です。さらに、サポート体制や導入実績も考慮することで、より適したサービスを選べます。
また、既存の電話番号を引き継げるかどうかも確認しておきましょう。特に、フルクラウド型のサービスを選ぶ場合、電話番号が引き継げず新しい番号に変更しなければならないケースもあります。これらのポイントを考慮して、問い合わせや見積もり依頼を行いましょう。
契約
サービス選定が完了したら、次に契約手続きを行います。提案されたプランや見積もり内容に納得した場合、正式に契約を結びます。無料トライアルを希望する場合は、この段階でその旨を伝えると良いでしょう。インターネット環境の準備も同時に進めることが重要です。使用可能な回線を確認し、必要に応じてインターネット回線の契約を済ませておきます。
契約後、利用開始までの手順がメーカーによって異なるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。
電話番号を決める
契約が完了した後、利用する電話番号を決定します。新規利用の場合、提供される候補番号の中から希望の番号を選択します。一方、既存の会社番号をそのまま引き継ぎたい場合は、番号ポータビリティ（LNP）の手続きが必要です。番号ポータビリティとは、電話回線の通信事業者を変更しても、同じ電話番号を継続して利用できるシステムです。
ただし、番号ポータビリティを利用するためには、いくつかの条件を満たす必要があります。NTTで取得したアナログ回線やひかり電話の番号、あるいは他の通信会社にポータビリティした番号で、移転先が同じ市外局番エリア内である場合に限り、番号の引き継ぎが可能です。利用するメーカーによっては番号の引き継ぎができない場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
導入完了
契約と必要な準備が完了し、インターネット環境が整ったら、クラウドPBXの利用を開始できます。光回線を利用するクラウドPBXの場合は、VoIPゲートウェイなどの機器の設置が必要です。この場合、納品時に担当者が訪問し、機器の設置や使用方法の説明を行います。機器の設置が完了し、使用端末に専用アプリをインストールすれば、クラウドPBXの利用が可能となります。
また、従来のビジネスフォンやPBXを利用していた場合は、これらの機器の処分も検討しなければいけません。リース品はリース会社へ返却し、購入品は状態が良ければ下取りに出すのも良いましょう。
クラウドPBXの今後の展望：AIとの融合
将来的には、クラウドPBXとAI技術との融合が期待されています。
AIを活用した自動応答システムや音声認識による通話内容のテキスト化など、さらなる効率化とサービスの質の向上が見込まれています。このような革新的な機能は、企業のビジネスコミュニケーションを根本から変える可能性を秘めています。
企業で多く利用されている、クラウドPBXとビジネスフォン、IP電話の違いについてご紹介しました。
中でも注目されているのが、クラウドPBXです。クラウドPBXは、インターネットのクラウド上に主装置を設置して利用するため、設置の手間や配線工事の必要がありません。導入コストも抑えられる上、スマホ・PC・タブレットなど、さまざまな端末で利用することが可能です。
クラウドPBXは、価格や実績、音質などの「こだわり」や使いたい「機能」で選ぶのがおすすめ。こちらのページでは、こだわり別に選べるPBX5選や機能別の絞り込み検索でおすすめのクラウドPBXを紹介しています。どのクラウドPBXを選べば良いか分からない！という方は、ぜひチェックしてみてください。
