クラウドPBXに搭載されている主な機能とは？

クラウドPBXには、業務の効率化に役立つさまざまな機能があります。ここでは、クラウドPBXの主な機能と、知っておきたい便利な機能についてご紹介します。

クラウドPBXとは

外出先で社内電話環境を構築できる

クラウドPBXは、クラウド上に設置されたPBXを通して、内線・外線などの電話機能を利用できるシステムです。インターネット回線を通して通話や通信が可能なため、外出先のスマートフォンからでも、社内電話のように利用することができます。

従来のPBXのように、オフィスに物理的な機器を設置する必要がなく、工事をしなくてもスピーディーに導入できる点が魅力。また、自社で電話環境の運用を行わず、クラウドPBXサービスベンダーがメンテナンスを行うため、運用コストや初期コストの削減なども期待することができます。

主なクラウドPBXの機能

便利な機能を多数搭載

クラウドPBXには、業務に役立つ多くの機能が搭載されています。主な機能を見ていきましょう。

内線通話・外線通話機能

会社内のビジネスフォンがなくても、スマホやパソコンから内線電話・外線電話が行えます。しかも、内線電話は通話料無料です。

転送・保留機能

電話の保留・転送もスマホやパソコンで行えます。かかってきた外線通話をほかの内線番号に転送することも可能。しかも、転送料はかかりません。

代表番号発着信機能

会社の番号と名前で電話の発着信をすることができます。社員個人のスマホを使ってお客様に電話する場合も、代表番号での発信が可能です。

自動音声応答機能

かかってきた電話に対し、自動アナウンスで顧客を案内する機能です。営業時間外に電話がかかってきた場合も「本日の業務は終了しました」と自動で伝えてくれます。

IVR（Interactive Voice Response）機能

お客様からの着信に対して自動音声ガイダンスで一次対応を行い、問い合わせ内容に合わせ適切なオペレーターに振り分ける機能です。コンタクトセンターなどで多く利用されています。

UC（Unified Communication）機能

電話だけでなく、メール、チャット、電話会議やweb会議など、さまざまな通信手段を一つに統合する機能です。これにより、チャットアプリやSkypeといったチャネルを使い分けなくても、円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。

他にもある便利な機能

業務の効率化をサポート

他にも、クラウドPBXを導入した端末からFAXデータを閲覧できる「ネットFAX」機能や、受付要員いらずの「タブレット受付システム」機能、着信と同時に顧客情報がパソコン画面に表示される「CTI（顧客情報表示）」機能、勤怠管理機能、複数の電話機で受電できる「同時一斉着信（グループ着信）」機能、電話帳共有機能、着信拒否機能など、業務の効率化に役立つさまざまな機能があります。

クラウドPBXと従来のビジネスフォンシステムの違い

クラウドPBXと従来のビジネスフォンシステムは、どちらも企業での電話通信を管理するためのシステムですが、技術や運用方法において、クラウドPBXと従来のビジネスフォンには大きな違いがあります。これらの違いを理解することで、自社にどちらのシステムが適しているのかを選びやすくなります。

インフラと設置方法の違い

従来のビジネスフォンシステムでは、オフィス内に物理的なPBX機器を設置し、電話機を有線で接続します。この方法では、専用の回線や設備が必要で、導入時に工事費用や機器購入費がかかり、設置後も維持管理や更新が必要です。さらに、オフィスのレイアウト変更や従業員の異動があると、設定変更に専門業者を呼ばなければならず、柔軟性が欠けます。

一方、クラウドPBXはインターネットを使ってサービスが提供され、物理的な機器はほとんど必要ありません。社員のスマートフォンやパソコンにアプリをインストールすることで、内線通話が可能になります。オフィス外でも通話ができ、インターネットさえあれば導入や運用ができます。そのため、初期費用を大幅に削減できます。

運用コストの違い

従来のビジネスフォンシステムでは、固定回線の使用料や機器の維持管理費がかかります。電話機が故障すると修理や交換に専門業者を呼ぶ必要があり、その費用もかさみます。また、社員の異動や部署変更で内線番号を追加・変更する際も、物理的な機器の変更が必要なので、手間やコストがかかります。

クラウドPBXは、インターネット回線を利用しているため、回線や機器の維持費が削減できます。専用の機器が不要で、社員のスマートフォンにアプリをインストールするだけで内線通話が可能になります。変更や追加も簡単で、クラウドPBXのメンテナンスはサービス提供者が行うため、企業側で修理や故障対応の手間がかからず、コストを抑えられます。

柔軟性と拡張性

従来のビジネスフォンシステムでは、社員数が増えると内線の追加や機器の増設が必要です。これには配線工事や時間がかかり、オフィス移転やレイアウト変更があれば、再度工事を行わなければなりません。

クラウドPBXは、インターネットを利用するため、内線の追加や変更が簡単です。管理画面から設定を数回クリックするだけで完了し、物理的な変更は一切必要ありません。リモートワーカーや外出先からも内線通話が可能になり、働き方の柔軟性が大きく向上します。

メンテナンスとサポートの違い

従来のビジネスフォンシステムでは、電話機やPBX機器を自社で管理する必要があり、故障が発生すると専門業者に依頼しなければなりません。修理には時間がかかり、予備機を用意するなど、運用面での負担が大きくなります。

クラウドPBXでは、メンテナンスや管理はサービス提供者が担当するため、企業側での管理の負担はありません。もしスマートフォンに問題があれば、アプリを再インストールするだけで対応でき、システム全体の安定性が向上します。

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