クラウドPBXで社員スマホを内線化する仕組み

ビジネス電話環境の構築を検討している中小企業の方へ。ここでは、クラウドPBXで社員スマホを内線化する仕組みについてご紹介します。

社員スマホを内線化するってどういうこと？

多様な働き方を実現できる内線化

スマホの内線化とは、ビジネスフォンの機能である内線・外線・転送などをスマホでも利用できるようにすることです。

「外出している営業社員にかかってきた外線電話を、そのまま内線として回したい」「リモートワーク中でも、会社の電話番号発信で外部のお客さまとコンタクトがとれるようにしたい」「社員のスマホを活用して、電話端末機のコストを下げることはできないか？」といったニーズのもと、スマホを内線化する企業が増えています。

社員スマホを内線化する方法

2つの方法を解説

スマホを内線化する方法には、IP-PBXを利用する方法とクラウドPBXを利用する方法の2つがあります。

IP-PBXとは、クラウドPBXと同様、インターネット回線を介して、内線・外線・転送などビジネスフォン機能などを利用できるサービスです。クラウドPBXと異なるのは、自社拠点に専用のPBX装置を設置して利用する点です。導入の際は、IP-PBXアプリをスマホにインストールすることと、IP-PBXの設置工事が必要です。

一方、クラウドPBXは、ネット上にあらかじめ構築されたPBXを利用します。導入する際は、専用アプリをインストールし、設定するだけ。このため、スピーディーに利用を開始することが可能です。

クラウドPBXで社員スマホを内線化するメリット

クラウドPBXによる社員スマホの内線化のメリットは数多くあります。以下に、主なメリットを説明します。

場所を問わない働き方を実現できる

クラウドPBXを導入する最大のメリットは、オフィス外でも内線通話が可能になることです。これにより、外出中の社員やリモートワークをしている社員も、場所に関係なく会社の内線通話を利用できるようになります。これにより、電話番としてオフィスに出社する必要がなくなり、業務の効率化が進みます。もちろん、内線通話のため、通話料は無料で、外線通話のような高額な料金が発生することはありません。また、自分のスマホの電話番号ではなく、会社番号で発信できる点、これによりプライバシーを保護できる点もメリットでしょう。

コストを削減できる

従来の固定回線を使った内線電話では、設置に多額の工事費用や電話機・PBX機器の購入費用がかかりましたが、クラウドPBXならインターネット回線を使って内線通話を行うため、配線や設置工事が不要です。社員のスマートフォンにアプリをインストールするだけで、即座に内線化が実現できます。

オフィスの固定電話が不要になりますし、社員間のスマホ通話も内線扱いで通話料が無料になるため、運用面でのコスト削減も期待できるでしょう。

設定や管理が簡単

クラウドPBXでは従来の内線電話と違って、設定が簡単に行えます。社員の異動や新規入社時にも、ネット上からすぐに追加や変更が可能です。設定の手間が大幅に軽減され、反映も瞬時に完了します。

メンテナンスや故障対応の手間を削減

固定電話の場合、長期間使用することで故障や回線不備が発生し、メンテナンスが必要になります。しかし、クラウドPBXでは回線のメンテナンスがサービス提供者によって行われるため、企業側での対応が不要になります。万が一、社員のスマホが故障した場合でも、新しいスマホを手に入れた後にアプリをインストールするだけで、すぐに利用を再開できます。

クラウドPBXの仕組みとは

そもそもクラウドPBXとは、インターネット上に構築された電話システムを利用して、内線・外線・転送などのビジネスフォン機能を提供する仕組みのことです。従来のオンプレミス型PBXとは異なり、物理的な装置を設置する必要がなく、クラウド上で全ての機能が管理されるため、コスト削減や導入の簡便さが特徴です。

クラウドPBXの基本的な仕組み

クラウドPBXは、インターネット回線を介して音声データを送受信し、通話を実現します。IP電話の技術を利用しているため、従来の電話回線とは異なり、インターネット環境さえあれば、どこからでも通話や内線の利用が可能です。

クラウドPBXで働き方の多様化を実現

従来のPBXは、オフィス内に物理的な電話機や配線が必要でしたが、クラウドPBXでは、スマホやPCがそのまま内線端末として機能します。これにより、外出中やリモートワーク中でも、会社の内線番号を利用してコミュニケーションが可能となり、場所を問わない働き方を実現できます。

オフライン対応の仕組み

クラウドPBXの魅力のひとつは、圏外でも一部の機能が利用可能な点です。インターネット接続が途絶えた場合でも、PBXシステムはオフライン時に備えたリダイレクトや転送機能を利用することができます。

通信障害時の自動転送機能

通信が途絶えた際に自動的に他の電話番号に転送する機能を備えています。たとえば、スマホが圏外でも、会社の代表番号にかかってきた電話は、他のスタッフの電話に転送されるため、重要な連絡を逃すことがありません。

オフラインでも利用できるボイスメール機能

圏外や通信が不安定な状況でも、クラウドPBXのボイスメール機能を活用することで、顧客からのメッセージを受け取ることができます。インターネット接続が復旧次第、メッセージがアプリに通知される仕組みが整っています。

内線化で必要なセキュリティ対策

クラウドPBXを利用して社員スマホを内線化する際には、セキュリティ対策が非常に重要です。クラウドを通じた通信は便利ですが、外部からの不正アクセスや情報漏えいを防ぐための対策が必要です。

データ暗号化と認証の導入

クラウドPBXでは、通話データの暗号化を行うことで、通信の盗聴リスクを軽減します。また、システムへのアクセスには二要素認証などの認証プロセスを導入し、不正なアクセスを防止することが求められます。

モバイルデバイス管理（MDM）の活用

スマホを内線化する際、企業の機密情報を守るために、モバイルデバイス管理（MDM）の活用が効果的です。これにより、紛失や盗難にあった場合でもリモートでデータを消去できるため、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。

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