転送電話サービスとは
ビジネスシーンでは、オフィスの固定電話にかかってきた電話を外出先や別の担当者へ転送する「転送電話サービス」が重要になります。特に近年では、リモートワークやフリーアドレス制の普及により、クラウドPBXを活用した転送電話の需要が増えています。
主な転送電話サービスの種類
（1）無条件転送
すべての着信を指定した番号へ転送するサービスです。オフィス不在時や別拠点での対応をスムーズにするのに適しています。
例えば、外出が多い営業担当者の場合、会社の代表番号にかかってきた電話を即座に携帯電話へ転送することで、商談の機会を逃しません。
（2）話中転送
通話中の場合に、別の担当者や番号へ転送する設定ができます。
コールセンターやサポートセンターでは、対応中のオペレーターが通話を受けられない場合、自動的に次の対応可能なオペレーターへ転送することで、顧客を待たせることなくスムーズな対応が可能になります。
（3）不応答転送
一定時間応答がない場合に、指定の番号へ自動的に転送される機能です。
例えば、社内でのテレワーク環境を活用する場合、電話がオフィスにかかってきても、一定時間経過するとリモートワーク中の社員のスマートフォンへ転送され、迅速な対応が可能になります。
（4）時間帯指定転送
例えば業務時間外の着信を別の番号に転送することで、営業時間外のサポート体制を強化できます。
24時間対応のカスタマーサポートを運営する企業では、日中はオフィスで対応し、夜間は外部のコールセンターへ転送することで、顧客対応の継続性を確保できます。
（5）グループ転送
複数のデバイスや担当者に同時着信し、最初に応答した人が対応する仕組みです。
例えば、営業チーム内での対応を均等に分散させる場合、電話がチームメンバー全員のデバイスに着信し、最も早く応答した人が対応する形になります。これにより、対応の遅れを防ぐことができます。
クラウドPBXの活用で
転送設定するのがおすすめ！
クラウドPBXとは、従来オフィスに設置されていたPBX（Private Branch Exchange: 内線交換機）の機能をクラウド環境で提供する仕組みのことです。インターネット経由でPBXの機能を利用でき、柔軟に内線や外線通話などの機能を拡張・運用できるのが特徴です。
その強みの1つが、転送電話サービスです。従来の転送電話サービスは特定の回線に転送設定をする必要がありましたが、クラウドPBXを利用することで、より柔軟に転送設定ができます。
クラウドPBXの転送機能のメリット
- 複数のデバイスに同時転送
スマホ、PC、オフィス電話機など、複数の端末で着信可能です。 - 条件付き転送
営業時間外や担当者不在時に自動転送設定が可能です。 - 転送コスト削減
インターネットを介した通話で、余計な転送料金を抑えられます。
リモートワークや外出中でも、スマホでオフィスの番号にかかってきた電話を受けられるため、機会損失を防ぐことができます。
まとめ
転送電話サービスは、業務の効率化や顧客対応の向上に不可欠な仕組みです。特にクラウドPBXを活用することで、より柔軟な転送設定が可能になり、企業の電話対応の質を向上させることができます。
導入を検討する際は、「転送の種類」「利用シーン」「コスト」「連携可能なデバイス」などの観点から、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。こちらではこだわり別で比較したおすすめクラウドPBXを5つピックアップしていますので、ぜひご一読ください。
